Bewirtschaftung einer Immobilie: Unser Ratgeber
Worauf Sie in der Immobilienverwaltung achten müssen.
Mieter und Eigentümer, Nebenkostenabrechnungen, Mietzinsanpassung, Miet-Management: Eine Immobilie als Rendite-Objekt erfordert im laufenden Betrieb die Erledigung sehr verschiedener Aufgaben. Da stellt sich bei der Abwägung zwischen Renite und Zeit die Frage, was schwerer wiegt. Ein Plus an Zeit könnte genutzt werden, um sich mit weiteren Objekten, Investitionen oder dem eigenen Beruf zu befassen. Ressourceneinsatz ist also ein zentrales Thema bei der Entscheidung zwischen professioneller Immobilienbewirtschaftung und Selbstverwaltung. GOLDINGER Immobilien kennt durch jahzehntelange Erfahrung die Bedürfnisse, Ansprüche und Sorgen von Immobilieneigentümern. Sollten Sie Liegenschaften in der Ostschweiz haben und eine kundige Bewirtschaftung vor Ort wünschen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung - in Frauenfeld, Konstanz, Amriswil und St.Gallen.
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Unsere Spezialisten von GOLDINGER Immobilien stehen Ihnen bei Fragen zu den Themen Verkauf der Immobilie oder Nutzungs-, sowie Finanzierungsmöglichkeiten gern zur Seite. Wir behandeln Ihre Wünsche und Vorstellungen selbstverständlich mit Professionalität, fachlichem Weitblick und mit dem nötigen Gespür für den regionalen Immobilienmarkt.
Formen der Professionellen Bewirtschaftung
Zwei Berufsbilder sind für die Bewirtschaftung von Immobilien massgeblich: der geprüfte Immobilienbewirtschafter und der Beruf des Facility Managers. In der Praxis verschmelzen beide Berufe ab und an miteinander oder zeigen grosse Überschneidungen. Im Grundsatz könnte gelten: Geld & Recht charakterisieren den Bewirtschafter, Technik & Betrieb obliegen dem Facility Manager. Ausserdem sind beide Schnittstellenmanager, wobei der Immobilienbewirtschafter in Richtung Eigentümer agiert und der Facility Manager primär für Nutzer- und Betriebsvertreter Ansprechpartner ist. Im Folgenden werden beide Berufe samt Aufgaben vorgestellt.
Klassische Immobilienbewirtschaftung
Immobilienbewirtschafter befassen sich auf kaufmännischer Ebene mit den Immobilien, wobei ein technischer Anteil besteht. Sie sind operative ManagerInnen, ausgebildete Fachleute, die eine Weiterbildung bei einer auf Immobilienberufe spezialisierten Ausbildungsstätte absolviert haben – mit Erwerb eines eidgenössischen Fachausweises als Nachweis. Die Bewirtschaftung umfasst alle Dienstleistungen rund um die professionelle Verwaltung einer Immobilie, zum Beispiel eines Mehrfamilienhauses, einer Liegenschaft im Stockwerkeigentum, einer Büro- und Gewerbeliegenschaft oder eines Geschäftshauses. Das Aufgabenspektrum setzt sich zusammen aus den folgenden primären Kompetenzbereichen, denen jeweils einige beispielhafte Aufgabenbereiche der zweiten Ebene zugeordnet wurden:
- Eigentümervertretung, Strategieumsetzung
- Ziel-Managment
- Anträge zu Investitionen, Mietstrategie oder Optimierungen stellen
- Vorbereitung/Teilnahme von Versammlungen bei Stockwerkseigentum
- Beschlussumsetzung
- Vermietung und Stakeholder-Management
- Gesamtprozess der Wohnungsvermietung von Ausschreibung bis Vertragsschluss
- Kommunikation mit Stakeholdern, vor allem Mieter
- Aufgaben mit Bezug zum Mietzins, Anpassungen oder auch Mahnwesen
- Wohnungsabnahmen und -übergaben
- Betrieb, Unterhalt, Instandhaltung der Immobilie
- Laufender Unterhalt mit Aufgaben der Organisation und Koordination von Reparaturen
- Planung, Koordination von kurz- und mittelfristigen Instandhaltungsmassnahmen, von Priorisierung bis Budgetierung
- Kontrolle der Dienstleister, bspw. Hauswart oder Liftwartung
- Qualitätssicherung mit Mängelmanagement oder auch Begehungen
- Finanzen, Budget, Reporting
- Eigentümer-Reporting, mit Informationen zu Leerstand, Ausständen, Kostenentwicklung und Massnahmenplanung
- Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Controlling
- Neben- und Heizkostenabrechnungen
- Budgetierung pro Liegenschaft
- Recht und Compliance
- Dokumentation von Mietverhältnissen
- Wahrung von Fristen
- Kommunikation mit Juristen bei Eskalation
- Wahrung von Formvorschriften, meint auch Datenschutz
- Bearbeitung von Versicherungsfällen
Neue Mischform Facility-Management
Der technisch-betriebliche Fokus ist entscheidend für die Aufgabenerfüllung des Facility Managers. Der Fokus liegt auf der Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit, Sicherheit und dem Service-Level des Gebäudebetriebs. Zu den Aufgaben gehören typischerweise:
- Wartungspläne,
- Betreiberpflichten (je nach Setup),
- Instandhaltung/Inspektion,
- Technische Anlagen (HLKS, Elektro, Lift),
- Arbeitssicherheit.
Wie auch der Bewirtschafter arbeitet der Facility Manager mit der Immobilie als Objekt im Mittelpunkt – mit unterschiedlichem Auftrag und Verantwortungsumfang.
Ein Beispiel aus der Praxis: An einem kalten Wintertag im Januar fällt im ganzen Gebäude die Heizung aus. Je nach Objekt kümmert sich der Facility Manager darum, dass die Störung analysiert wird, er organisiert Notfallmassnahmen und koordiniert die Reparatur.
Währenddessen kommuniziert der Bewirtschafter mit den Mieter, klärt Ansprüche der Stakeholder, erteilt Kostenfreigaben, dokumentiert den Schaden und den gesamten Prozess und erstellt das Reporting für den Eigentümer.
Bewirtschaftung anfragen
GOLDINGER Immobilien bietet Ihnen umfassenden Service in der Betreuung Ihrer Immobilien. Machen Sie sich unsere Kompetenz, jahrzehntelange Erfahrung und ausgezeichnete Kenntnis des regionalen Marktes zu nutze. Treten SIe mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gern umfassend zu Bewirtschaftungs-Leistungen, die individuell zu Ihrer Situation zusammengestellt werden.
Rechnungswesen
Das Generieren von Erträgen, also in erster Linie Mieteinnahmen, ist der Zweck einer Wohnimmobilie, die nicht für die Eigennutzung bestimmt ist. Zudem zeigt sich in vielen Gegenden der Schweiz, dass die Wertsteigerung nicht nur positiver Nebeneffekt ist, sondern fester Bestandteil der Ertragserwartung bei Immobilieninvestitionen. Daher sollen einige Beispiele für Aufgaben im Bereich Buchhaltung und Controlling im Folgenden Erwähnung finden. Die Bandbreite und der komplizierte Charakter des Rechnungswesens für Immobilien ist ein Grund, weshalb sich Eigentümer oftmals für die Betreuung durch einen Immobilienbewirtschafter entscheiden.
Buchhaltung der Liegenschaft
Je nach Eigentümerstruktur (z. B. AG/GmbH) gelten die Rechnungslegungsvorschriften des OR. Unabhängig davon schuldet der Bewirtschafter dem Eigentümer eine transparente, belegbare Objektbuchhaltung und Rechenschaft.
Inkasso von Mietzins und Nebenkosten
Fehler bei Fristen und formellen Anforderungen können dazu führen, dass eine Kündigung nach Art. 257d OR anfechtbar oder unwirksam ist. Eine Kündigungssperrfrist nach Art. 271a OR ist davon zu unterscheiden und entsteht in anderen Konstellationen (z. B. nach Vergleich).
Nebenkostenabrechnung
Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie im Mietvertrag klar vereinbart sind, und dürfen nur im gesetzlich zulässigen Umfang belastet werden. Fehlende oder unklare Abrechnungen erhöhen Streit- und Ertragsrisiken und erschweren die Transparenz gegenüber Käufern.
Wichtige Kennzahlen, Budget- und Rechnungskontrolle
Der Bewirtschafter führt Budgetkontrolle über die Liegenschaft (Betrieb/Unterhalt/Investitionen), prüft Rechnungen, berichtet Abweichungen und holt – je nach Kompetenzregelung – Eigentümerfreigaben ein.
Die Liegenschaftenbilanz und die Erfolgsrechnung
Der Bewirtschafter erstellt eine nachvollziehbare Objektabrechnung (Ertrag/Kosten) und stellt die Belege strukturiert für Treuhand/Steuer bereit. Steuerliche Optimierung und Steuerausscheidung erfolgen je nach Fall durch Treuhänder/Steuerberater.
Strategie fürs Immobilienportfolio
Ein erfahrener Bewirtschafter kann bei Planung, Ausschreibung und Priorisierung von Unterhalt/Sanierung Kosten- und Qualitätsrisiken reduzieren – insbesondere durch Marktkenntnis, saubere Leistungsbeschriebe, Offertenvergleich und Abnahme.
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Selbstverwaltung vs. professionelle Bewirtschaftung
Ein Immobilieneigentümer, der seine Objekte nicht selbst nutzt, sondern sie als Miet- oder Stockwerkseigentum in den Markt bringt, sollte eine Vielzahl von Faktoren und Situationen bedenken. Zumeist nimmt die Beschäftigung mit der Renditeerwartung und der Wertsteigerung bereits zu Beginn eine zentrale Rolle ein. Schliesslich gilt es, eine Investitions- oder Nutzungsentscheidung zu treffen.
Option Selbstverwaltung der Mietimmobilie
Geht es um die Maximierung, bzw. Optimierung der Kostenseite, stellt sich für den Eigentümer vermutlich die Frage nach der dauerhaften Bewirtschaftung der Immobilie. Gerade im Falle einer einzelnen Wohnimmobilie oder kleinerer Bestände kann der Gedanke an die Selbstverwaltung naheliegen. Schliesslich
- Ist die Selbstverwaltung kostensparend, da alles intern abgebildet wird,
- Werden alle Aufgaben, Informationen und Prozesse an einer Stelle gebündelt,
- Ist das Mass an Kontrolle sehr hoch,
- Ist der Kontakt zu den Mietern oder Eigentümerparteien ausgeprägter.
Auf der anderen Seite finden sich Argumente, die den Faktor Kostenersparnis sehr deutlich in Frage stellen. Als zentrale Themen dürften hier bspw. gelten, dass:
- Die Kostenersparnis nur relevant ist, wenn die eigene Arbeitszeit nicht entlohnt wird,
- Zusätzlicher Zeitaufwand für nicht reguläre Aufgaben ausgeklammert wird,
- Prozesse und Vorgänge, sowie Dokumentvorlagen nicht standardisiert und möglichst automatisiert sind,
- Immobilienbewirtschaftung mit allen Kompetenzbereichen schlicht unterschätzt wird,
- Der Wissensaufbau und -ausbau über mehrere Gebiete hinweg sehr zeit- und möglicherweise kostenaufwändig sein kann,
- Das eigene Risikoprofil möglicherweise für die Person, ganz sicher für die unternehmerische Tätigkeit stark verändert würde.
Professionelle Immobilienbewirtschaftung
Ein Immobilienbewirtschafter mit anerkannter Ausbildung ist geübt darin ruhig und sortiert mit den täglichen Herausforderungen der Bewirtschaftung umzugehen. Daher verwundert es nicht, dass die Kosten leicht gerechtfertigt werden können, weil:
- Die regulären Aufgaben in allen Bereichen professionell abgebildet werden,
- Dadurch Sonderkenntnisse in die Bewirtschaftung eingebracht werden können
- Weil das Risikoprofil im Sinne der Haftung bspw. optimiert werden kann,
- Sie als Eigentümer in komprimierter und gebündelter Form über alle Vorgänge informiert werden,
- Keine Notwendigkeit besteht, in allen benötigten Disziplinen tiefes Wissen aufzubauen
- Alle Prozesse, Dokumente und Verfahrensweisen standardisiert, optimiert und formgerecht umgesetzt sind,
- Zumeist ein Netzwerk an relevanten Spezialisten eingebracht werden kann.
Bei der Entscheidung für oder gegen die Beauftragung eines Bewirtschafters sollten selbstverständlich auch mögliche Kontra-Punkte bedacht werden. Dabei könnten bspw. Aspekte in die Überlegung einfliessen, wie die:
- Höheren Kosten durch die Beauftragung,
- Stärkere Distanz und der fehlende tiefe Einblick zu den laufenden Prozessen,
- Mangelnde Kotrolle,
- Ausgeprägtere Distanz zu den Mietern oder Eigentümerparteien.
Diese Aufzählungen liessen sich je nach individuellen Befürfnissen und Ansprüchen erweitern und differenzieren. Eine Tatsache ist allerdings unumgänglich. Die Immobilienbewirtschaftung ist vertikal wie horizontal ein umfangreiches Aufgabengebiet. Die fachliche Kompetenz ist ebenso wichtig, wie die Kooperation mit Stakeholdern und Experten oder der Umgang mit den Bedürfnissen und Anliegen der Mieter, bzw. Eigentümer. Der realistische Blick auf die eigene Ist-Situation kann dabei helfen das Pro und Kontra richtig abzuschätzen und einzuordnen.
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GOLDINGER Immobilien bietet Ihnen umfassenden Service in der Betreuung Ihrer Immobilien. Machen Sie sich unsere Kompetenz, jahrzehntelange Erfahrung und ausgezeichnete Kenntnis des regionalen Marktes zu nutze. Treten SIe mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gern umfassend zu Bewirtschaftungs-Leistungen, die individuell zu Ihrer Situation zusammengestellt werden.
Die Kompetenz-Matrix
Um Sie bei den eigenen Überlegungen zu unterstützen und eine realistische Grundlage zu bieten, möchte GOLDINGER Immobilien bei der Abwägung helfen. Die folgende Matrix soll Ihnen einen Einblick verschaffen, wie es sich für die grossen Kompetenzbereiche der Immobilienbewirtschaftung hinsichtlich Schwierigkeit, Know-how und Kritikalität verhält. Die Bewertung basiert auf den Kompetenzbereichen, die oben zum Thema Immobilienbewirtschaftung bereits dargestellt wurden. Schwierigkeit und Know-how verweist auf das Level an zwingend erforderlichen Kenntnissen und wie hoch ist der Schwierigkeitsgrad. Kritikalität meint, wie schnell und in welchem Mass können sich Fehlleistungen negativ auswirken.
| Schwierigkeit | Know-how | Kritikalität | |
| Eigentümervertretung & Strategieumsetzung | 3 | 4 | 3 |
| Vermietung & Stakeholder-Management | 4 | 4 | 4 |
| Betrieb, Unterhalt, Instandhaltung | 4 | 4 | 4 |
| Finanzen, Budget, Reporting | 3 | 4 | 3 |
| Recht & Compliance | 3 | 4 | 3 |
| Rechts- und Formzwang (R/Form) | Wie relevant sind gesetzliche Formvorschriften, formale Regeln und Pflichten im Prozess? |
| Finanzielles Fehlerrisiko / Budgetwirkung (Finanz) | Welche Kosten, Ertragsverluste oder Buchverluste entstehen kurz-, mittel- und langfristig bei Fehlern oder auch Verzögerungen? |
| Haftungs- und Reputationsrisiko (Haftung) | Welchen Einfluss haben Haftungsfolgen oder Vertrauensverlust bei Fehlleistung? |
| Technische Komplexität (Technik) | Wieviel technisches Verständnis zum Gebäude und TGA ist nötig und wie schnell eskalieren Fehler? |
| Prozesskomplexität / Anzahl Schnittstellen (Schnitt) | Welchen Einfluss hat gutes Timing und wie viele Parteien müssen koordiniert werden? |
| Entscheidungs- und Konfliktintensität (Konflikt) | Wie viel Verhandlung, Konfliktlösung, Eskalationsmanagement, Durchsetzung ist typisch? |
| Dokumentations- und Nachweispflicht (Doku) | Wie wichtig sind Protokolle, Fotos, Belege, Audit-Trails? |
| Zeitkritikalität / Notfallanfälligkeit (Zeit) | Wie kritisch sind Reaktionszeiten und wie oft kommen Adhoc-Situationen vor? |
Ein Immobilieneigentümer, der seine Objekte nicht selbst nutzt, sondern sie als Miet- oder Stockwerkseigentum in den Markt bringt, sollte eine Vielzahl von Faktoren und Situationen bedenken. Zumeist nimmt die Beschäftigung mit der Renditeerwartung und der Wertsteigerung bereits zu Beginn eine zentrale Rolle ein. Schliesslich gilt es, eine Investitions- oder Nutzungsentscheidung zu treffen.
| Rechts- und Formzwang (R/Form) | Wie relevant sind gesetzliche Formvorschriften, formale Regeln und Pflichten im Prozess? |
| Finanzielles Fehlerrisiko / Budgetwirkung (Finanz) | Welche Kosten, Ertragsverluste oder Buchverluste entstehen kurz-, mittel- und langfristig bei Fehlern oder auch Verzögerungen? |
| Haftungs- und Reputationsrisiko (Haftung) | Welchen Einfluss haben Haftungsfolgen oder Vertrauensverlust bei Fehlleistung? |
| Technische Komplexität (Technik) | Wieviel technisches Verständnis zum Gebäude und TGA ist nötig und wie schnell eskalieren Fehler? |
| Prozesskomplexität / Anzahl Schnittstellen (Schnitt) | Welchen Einfluss hat gutes Timing und wie viele Parteien müssen koordiniert werden? |
| Entscheidungs- und Konfliktintensität (Konflikt) | Wie viel Verhandlung, Konfliktlösung, Eskalationsmanagement, Durchsetzung ist typisch? |
| Dokumentations- und Nachweispflicht (Doku) | Wie wichtig sind Protokolle, Fotos, Belege, Audit-Trails? |
| Zeitkritikalität / Notfallanfälligkeit (Zeit) | Wie kritisch sind Reaktionszeiten und wie oft kommen Adhoc-Situationen vor? |
Die Kriterien werden entsprechend den Kompetenz-Bereichen durch die Bewirtschaftungs-Profis der GOLINGER Immobilien AG bewertet. Wichtig ist hierbei, dass die Primär-Kriterien jeweils aus dafür vorgesehenen Sekundär-Kriterien als Durchschnitt gebildet werden, wie folgt aufgeführt:
Schwierigkeit = Durchschnitt aus R/Form, Technik, Schnitt, Konflikt, Zeit: beschreibt dei Komplexität und wie kompliziert ein Aufgabenbereich ist
Zwingendes Know-how = MAX(R/Form, Doku, Technik): zeigt an, wie unerlässlich tiefe Fachkenntnis ist
Kritikalität = MAX(Finanz, Haftung, Zeit): zeigt den an zeitlicher und finanzieller Dringlichkeit und das Risiko bei nicht reagieren an
Die folgende Tabelle führt die Werte auf, die unsere Bewirtschafter den beispielhaften Unteraufgaben pro Kompetenz-Bereich gegeben haben.
| R/Form | Finanz | Haftung | Technik | Schnitt | Konflikt | Doku | Zeit | |
| Eigentümervertretung & Strategieumsetzung | 3 | 4 | 3 | 4 | 2 | 2 | 5 | 2 |
| Vermietung & Stakeholder-Management | 5 | 4 | 5 | 3 | 3 | 4 | 5 | 3 |
| Betrieb, Unterhalt, Instandhaltung | 4 | 4 | 5 | 4 | 3 | 4 | 5 | 4 |
| Finanzen, Budget, Reporting | 4 | 3 | 4 | 3 | 2 | 2 | 4 | 2 |
| Recht & Compliance | 5 | 3 | 4 | 3 | 2 | 5 | 4 | 2 |
Wenn es um die Bewirtschaftung von Liegenschaften geht, stehen viele Eigentümer vor der Frage: Schaffe ich die Verwaltung der Immobilie noch selbst und in Eigenregie oder benötige ich externe professionelle Hilfe? Wichtig ist vor allem: Treffen Sie keine vorschnelle Entscheidung! Möchten Sie die Verwaltung Ihrer Immobilie in guten Händen wissen?
In diesem Ratgeber erfahren Sie:
- Welche Aufgaben ein Bewirtschafter übernimmt
- Die Vorteile einer professionellen Bewirtschaftung
- Wie Sie sich rechtlich absichern
- und vieles mehr
Häufige Fragen
Dafür ist die entsprechende Befugnis entscheidend. Der Beruf des Immobilienbewirtschafters umspannt eine Vielzahl von Aufgaben, was mit weit gefassten Befugnissen einhergeht. Vermietung einer Wohneinheit bspw. ist in der Regel vom Bewirtschaftungsauftrag umfasst. Kündigungen, insbesondere bei Spezialfällen und Sonderkündigungen, bedürfen der Information des Vermieters. Zum selbstständigen Handeln bedarf es einer allgemeinen Vertretungsvollmacht. Für Verträge mit Käufern und Verkäufern von Eigentumswohnungen bedarf es einer auftragsbezogenen Spezialvollmacht. Als Immobilieneigentümer sollten Sie die Befugnisse klar definieren. Ziehen Sie auch eine Konsultation bei einem Anwalt in Betracht, um mögliche Risiken zu minimieren.
Nein, in der Regel werden externe Immobilienbewirtschafter nach einem Honorarmodell in der Basis vergütet. Zusätzlich ist eine Kombination aus Stundensätzen und Honoraren möglich, je nach Aufgabenspektrum. Das heisst, dass in der Praxis häufig das Grundhonorar durch definierte Einzelleistungen und Stundensätze für Sonderfälle ergänzt wird.
Grundsätzlich gelten die Bedingungen des individuellen Bewirtschaftungsvertrages. Im Zweifel könnte eine Konsultation hilfreich sein, um Kostenfallen zu umgehen. Als grobe Richtschnur kann jedoch gelten, dass eine Aufteilung nach Grundhonorar, Zusatzhonorar, Spesen, durchlaufende Positionen üblich ist.
- Grundhonorar: umfasst das Honorar für vereinbarte, standardmässoige Aufgaben des Bewirtschafters (entsprechend Pauschale Mietangelegenheiten oder auch Rechnungsprüfung)
- Zusatzhonorar: kann für Sonderaufgaben entstehen (bspw. Vermietungs-Prozess oder auch Rechts- und Konfliktfälle)
- Spesen: notwendige Kosten für die Ausführung der Arbeit (bspw. Porto oder auch Parkgebühren)
- Durchlaufende Drittkosten: falls vereinbart, Kosten für externe Profis (bspw. Liftwartung oder auch Gutachter)
Ja, das ist theoretisch möglich. Allerdings bieten viele Bewirtschaftungs-Unternehmen dieses Leistungsspektrum nicht an, da sich die Aufgaben teils sehr stark von der klassischen Bewirtschaftung für Langzeit-Vermietung unterscheiden. Zu den Aufgaben bei Ferienobjekten gehört bspw. das Steuern von Buchungsplattformen, die Gästekommunikation oder auch die Bearbeitung von Reklamationen. Bei der Suche nach einem Bewirtschafter mit Hospitality-Operations sollten Sie dringend auf die Definition der Aufgaben achten.