BEWIRTSCHAFTUNG

Ja, mehrere Verantwortliche sind in der Immobilienbewirtschaftung zulässig und üblich. In jedem Fall müssen die Verantwortlichen und deren Verantwortungsbereiche klar definiert und abgegrenzt sein. Im anderen Fall können Verantwortungs- und Haftungslücken, Misskommunikation und erhebliche Mehrkommunikation entstehen. Zudem kann das Dokumenten- und Finanzmanagement darunter leiden. In der Regel wird ein Hauptverantwortlicher benannt, dem weitere Positionen untergeordnet sind. Die Ordnung richtet sich zumeist nach technischer und kaufmännischer Verwaltung, operativer Bewirtschaftung und Vermietung, sowie Vermarktung. Bei Stockwerkeigentum (STWEG) sind die Rollen angepasst.

Im Mittelpunkt stehen verkürzt drei wichtige Fragen: Wer zahlt? Wer trägt das Risiko? Wird der Wert erhalten oder verbraucht? Auf die eine oder andere Weise werden diese Fragen in den Bereichen Technik, Finanzen, Recht, Vermietung und Kommunikation bearbeitet und beantwortet. Wichtig sind die Effektivität, Effizienz und die nötige Empathie, um allen Stakeholdern und rechtlichen, sowie fachlichen Bedingungen gerecht zu werden.

Der Bewirtschafter oder die besetzten Rollen handeln als Vertreter des Eigentümers oder der STWEG. Daraus ergibt sich zunächst die Verpflichtung zur Loyalität, Wahrheit und Sorgfalt. Der Bewirtschafter handelt so bspw. im Interesse des Eigentümers, informiert transparent, korrekt und vollständig oder geht bspw. mit Ressourcen und der rechtlichen, sowie wirtschaftlichen Verantwortung gewissenhaft und bedacht um. Dazu kommen die Dokumentationspflichten, die Erstellung der Jahresrechnung und weitere administrative, organisatorische Aufgaben.

Im Gegensatz zur zentralen Rolle gegenüber der Eigentümerseite hat der Immobilienbewirtschafter gegenüber Mietern geringere Verpflichtungen. Im Wesentlichen geht es um die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen nach Art. 257b OR. Vertragstreue, Informationspflicht und Datenschutz ergänzen die Verantwortlichkeiten. Keinesfalls ist der Bewirtschafter gegenüber Mietern auskunftspflichtig zu Themen, die den oder die Eigentümer betreffen.

Die Datenerhebung durch den Bewirtschafter folgt einigen Grundsätzen, die den Umfang bereits eingrenzen. Zweckbindung, keine Weitergabe, so wenige Daten wie möglich, Zugriffssicherheit, Einhalten von Löschfristen und Transparenz: Unerlässliche Grundlagen im Umgang mit Eigentümern und Mietern.

Die Art der Daten variiert zwischen Eigentümerseite und Mieterschaft. Die persönlichen Daten zur Identifikation und Kontaktaufnahme der Eigentümer und Informationen zum Objekt sind zentrale Daten. Dazu sind Finanzdaten und Daten zur Abrechnung, sowie Versammlungs- und Beschlussdaten von Bedeutung. In Bezug auf Mieter kommt es auf Zahlungs- und Bonitätsdaten, Vertrags- und Kontaktdaten an. Einige technische Daten zum Gebäude sind hier ebenfalls wichtig.

Die Massnahmen können von Objekt zu Objekt und unterschiedlichen Eigentümern variieren. Zumeist stehen jedoch Themen zu finanziellen, technischen und rechtlichen Risiken im Mittelpunkt. Des Weiteren geht es um operative und strategische, sowie Kommunikationsrisiken.

Um auf Risiko- und Krisensituationen vorbereitet zu sein, sollten die entsprechenden Aspekte analysiert und bspw. in einer Risikomatrix bewertet werden. Auf dieser Grundlage lassen sich mögliche Verhaltensweisen und Massnahmen definieren. Die Interessen relevanter Stakeholder und der Eigentümerseite können so geplant einbezogen werden – Druck wird präventiv abgeschwächt.